Cualquiera que se dedique a la organización de eventos sabe que la Ley de Murphy es un hecho, que ahí está a la espera de cogerte desprevenido para gritar “¡sorpresa! Aquí estoy”.
Y, por favor, recordémoslo siempre antes de decir “es un evento fácil”, frase que tengo prohibida en mi vocabulario, porque te garantizo que solo la atrae, por lo que el evento más fácil, de la forma más absurda, puede convertirse en tu peor pesadilla.
Así que, hoy empezamos una de las secciones que más clara tuve desde el principio, LA LEY DE MURPHY Y SU ATRACCIÓN POR LOS EVENTOS. Sección que se centrará en ejemplificar esta frase comentando tanto la “dramática situación” como la solución empleada para solventarlo
Caso CARPINTERÍA
¿Qué hacer cuando, de repente, con presupuesto cerrado y sin bolsa para imprevistos el coste de una partida aumenta en 9.500€?
Bueno os explico la situación porque cuando lo pienso, aún recuerdo mi cara y esa sensación de “esto no me puede estar pasando”, esos sudores y esos segundos de bloqueo tanto físico como mental.
Se solicita presupuesto para el montaje de 19 estructuras de madera ad-hoc, que confirmo a un coste de 675€.
Dos semanas antes del evento, voy al taller a por la muestra para realizar una prueba de montaje de las estructuras. Al llegar me comenta que al ir con tan poco margen necesitan subir un poco el coste, ya que tendrían que trabajar el fin de semana, unos 500€ más. Como es un contacto de confianza y me parecía un motivo justo le doy el ok y a la que coge la calculadora, teclea y cuando me la enseña veo 10080. Os garantizo que durante 1 segundo ví 1080€ pero cuando al segundo mi cerebro se da cuenta, se me abren los ojos como platos y le pregunté ¿10.080€? Cuando me dijo que sí, ahí me quedé petrificada.
No podía ser que a esas alturas, con el presupuesto cerrado, tuviese que pagar +9.500€ ¿De dónde los podía sacar? En ese momento le comenté que no podía ser ese coste, argumentando él que sí porque el coste que me había enviado era por unidad (675€) y no por producción total.
Como era muy consciente que a esas alturas nadie me podía garantizar una entrega a ese coste, no me quedaba de otra que negociarlo con él, y con mucho ojo, porque su disconformidad ante cualquier cosa podía poner en riesgo la calidad en la fabricación de las estructuras y eran el elemento principal del evento. No podía correr riesgos. Así que, le pedí que me dejase 24h para ver cómo podíamos encontrar una solución en la que ninguno de los dos pusiese en riesgo su profesionalidad.
Al salir lo primero que hice fue revisar su presupuesto, donde yo le solicitaba coste de la fabricación de 19 estructuras y su respuesta era: “el coste incluyendo IVA y transporte es de 675€”. Tremendamente mal explicado por su parte, porque si yo solicito 19 estructuras y me estás incluyendo el IVA (que siempre va aparte) pues entiendo que lógicamente me incluyen las 19 unidades solicitadas, ya que en ningún sitio aparecía el “/u”.
¿Podría haberme plantado y decirle que sí o sí era lo acordado, que no pago ni un céntimo más? Sí, correcto, legalmente tenía por escrito otra cosa, pero sinceramente:
– Era muy consciente de que el coste inicial era muy económico, pero como era una estructura sencilla tampoco me alarmé. Pero viendo el coste… Si buscaba otro proveedor estaría igualmente fuera de presupuesto.
– No iba con tiempos de que un proveedor quisiese llevar este proyecto.
– No podía arriesgarme a que se enfadase y pusiese en riesgo la calidad del evento.
– Es un proveedor de confianza que nunca me ha fallado, al contrario, siempre me ha colado proyectos por los plazos tan apurados con los que trabajamos.
– Cualquier tema de disconformidad legal siempre trae dolores de cabeza y consecuencias desagradables.
Así que con grandes dotes de amabilidad, empatía y negociación le hice ver las posibilidades de Win-Win que no se tendrían si el evento salía mal. Además de “cuadruplicar” el presupuesto inicial, ya que reajustando un poco de allí y de aquí pude rascar un extra de 1100€. Es muy importante este enfoque, pero desde la empatía y comprensión; le estaba demostrando que entiendía su posición y por eso estaba cuadruplicando mi presupuesto inicial.
¿Te has encontrado en alguna situación similar? ¿Cómo lograste salir de ello?
